✍ सरकारी पत्राचार के विभिन्न प्रकारों का संक्षिप्त परिचय दीजिये।

 

    ✍ सरकारी पत्राचार के विभिन्न प्रकारों का संक्षिप्त परिचय दीजिये। 
(अथवा)
 'प्रलेखन' या 'आलेखन' के विविध प्रारूपों का परिचय देते हुये एक निबन्ध लिखिये।

             केंद्रीय सरकार अथवा राज्य सरकार के विभिन्न मंत्रालयों और कार्यालयों में अनेक स्तरों पर पत्राचार का प्रयोग किया जाता है। सरकारी पत्राचार के अनेक रूप होते हैं। उनमें निम्न लिखित रूप प्रमुख है।

(1) सरकारी पत्र (Official letter) : पत्र व्यवहार के विभिन्न रूपों में यह अत्यधिक महत्वपूर्ण है। विदेशी सरकारों, राज्य सरकारों, संबद्ध एवं अधीनस्थ कार्यालयों व विभागों और संघ लोक सेवा आयोग, आदि कार्यालयों में समस्त औपचारिक पत्र-व्यवहार (Correspondence) के लिए पत्र का ही व्यवहार किया जाता है। यही सरकारी -पत्र कहलाता है।

(2) कार्यालय ज्ञापन (Office memorandum) : भारत सरकार के मंत्रालयों में आपसी व्यवहार के लिए कार्यालय ज्ञापन का प्रयोग किया जाता है।

(3) ज्ञापन (Memorandum) : सरकारी कार्यालयों में अधिकारी व कर्मचारियों की नियुक्तियाँ, प्रार्थना-पत्रों, नियुक्ति केलिए दिये गये आवेदन पत्रों के उत्तर देने केलिए, स्थलांतरण, सरकारी व वेतन-वृद्धि आदि की सूचना देने केलिए, अधीननस्थ कार्यालयों तथा अधिकारियों के पास ऐसी सूचना भेजने के लिए, जो सरकारी आदेश के समान नहीं होते ज्ञापन के जरिए किया जाता है।

(4) अर्ध-सरकारी पत्र (Demi-official letter) : अर्ध सरकारी पत्र का प्रयोग सरकारी अधिकारियों के आपसी पत्र व्यवहार के विचारों एवं सूचनाओं के आदान प्रदान केलिए किया जाता है।

(5) कार्यालय आदेश (Official order) : किसी भी मंत्रालय या कार्यालय के कर्मचारियों को - उनसे सबद्ध नियुक्तियों, अर्जित छुट्टियों की स्वीकृति, पदवृद्धि या किसी विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित सूचनाएँ देने केलिए कार्यालय आदेश का प्रयोग किया जाता है।

(6) परिपत्र (Circular) : जब कोई सरकारी पत्र कार्यालय ज्ञापन या ज्ञापन एक साथ अनेक प्रेषितों को भेजा जाता है, तो उसे परिपत्र (Circular) की संज्ञा दी जाती है।

(7) अन्तर्विभागीय टिप्पणी inter departmental note) :  किसी प्रस्ताव पर दूसरे मन्त्रालयों/विभागों की सलाह, विचार, सम्मति या टीका-टिप्पणी प्राप्त करने तथा चालू नियम अनुदेश आदि के बारे मेंस्पष्टीकरण प्राप्त करने, या कोई आवश्यक सूचना या कागज-पत्र प्राप्त करने केलिए अन्तर्विभागीय टिप्पणी का प्रयोग किया जाता है।

( 8 ) पृष्ठांकन (Endorsement) : जब कोई कागज मूल रूप से भेजनेवाले को ही लौटाना हो या किसी और मन्त्रालय या संबद्ध या , टीका-टिप्पणी या निपटारे के लिए अधीनस्थ कार्यालय को मूल या उसकी नकल के रूप में भेजना हो, जब पत्रादि पानेवाले के अतिरिक्त उसकी नकल किसी और को भी भेजनी हो, तब पृष्ठांकन (Endorse ment) का प्रयोग किया जाता है।

(9) संकल्प (Resolution) : नीति के महत्वपूर्ण विषयों पर सरकार के निर्णयों, समितियों या जाँच-आयोगों की नियुक्ति, उनके प्रतिवेदनों की समीक्षा, उनके नतीजों की सार्वजनिक घोषणा आदि केलिए संकल्प (Resolution) का प्रयोग किया जाता है।

(10) सूचना (Notice) : सूचना (Notice) समाचार पत्रों में इसलिए प्रकाशित की जाती है कि उस विषय में रुचि रखने वाले सभी लोगों को उसकी जानकारी प्राप्त हो जाय।

(11) अधिसूचना (Notification) : अधिसूचनाएँ आम जनता के सूचनार्थ भारत सरकार के राजपत्र में प्रकाशित की जाती है। नियमों व आदेशों की घोषणा, अधिकारों का सौंपा जाना, राजपत्रित अधिकारियों की नियुक्ति, पदोन्नति, त्यागपत्र या स्थानान्तरण, सेवा निवृत्ति आदि की सूचनाएँ जनसाधारण को देने केलिए अधिसूचना (Notification) का प्रयोग किया जाता है।

( 12 ) उद्घोषणा या घोषणा (Proclamation) : किसी भी महत्वपूर्ण विषय पर सरकार जब अपना निश्चय, निर्णय या नीति प्रसारित करना चाहती है तब घोषणा या उदघोषणा (proclamation) का प्रयोग किया जाता है।

( 13 ) तुरन्त-पत्र या दृत पत्र (Express letter) : जहाँ तार भेजने की आवश्यकता नहीं है और सूचना आवश्यक होती है और मतव्य यही होता है कि जल्दी से जल्दी पहुँचे, वहाँ दृत पत्र या तुरन्त-पत्र का प्रयोग किया जाता है।

( 14 ) मितव्यय पत्र या सेर्विग्राम (Savingram) : जब किसी गुप्त संकेत बीजक या कूटभाषा में भेजा जाता है तो मितव्यय पत्र या सेविंग्राम का प्रयोग किया जाता है।

(15) प्रेस विज्ञप्ति या प्रेस नोट (Press communique - press note) : किसी निर्णय का बहुत अधिक प्रचार करने के लिए प्रेस विज्ञप्ति या प्रेस नोट (Press communication-press note) का प्रयोग किया जाता है।

( 16 ) तार (Telegram) : जब कोई महत्वपूर्ण सूचना या समाचार अविलम्ब भेजना हो और पत्राचार के लिए समय न हो तो तार का प्रयोग किया जाता है।

(17) टेलेक्स (Telex) फैक्स (Fax) : आज कल अविलम्ब संप्रेषण के लिए तार के अलावा टेलेक्स या फैक्स संदेश का प्रयोग किया जाता है। तार से पहले ही टेलेक्स द्वारा मन्तव्य स्थान तक समाचार भेजा जा सकता है।

(18) अनुस्मारक (Reminder) : इसे स्मरण पत्र भी कहा जाता है। जब मूल पत्र के अनुसार कार्यवाही नहीं की गई हो अथवा मांगा गया समाचार भेजा नहीं गया हो तो संबंधियों को स्मरण दिलाने केलिए अनुस्मारक का प्रयोग किया जाता है।

( 19 ) प्रतिवेदन (Reporting) : सरकारी कामकाज में जांच, तथ्यान्वेषण, सुझाव आदि के विस्तृत विवरण प्रस्तुत करने केलिए प्रतिवेदन (Reporting) का प्रयोग किया जाता है।

( 20 ) अनौपचारिक टिप्पण (Un official note) : विभिन्न मंत्रालयों, विभागों या कार्यालयों आदि से विशिष्ट विषय या समस्या पर विचार मंगाने केलिए अनौपचारिक टिप्पण (Un official note) का प्रयोग होता है।